Verwaltungsformalitäten nach einem Todesfall: die wichtigsten Dokumente

Warum eine gute administrative Organisation unerlässlich ist

Angesichts der Komplexität der Verwaltungsschritte nach einem Todesfall in der Schweiz ist eine sorgfältige Organisation kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Sie ermöglicht es Ihnen, Verzögerungen zu vermeiden, die bestimmte wesentliche Verfahren blockieren und zusätzliche Komplikationen verursachen können.

Eine methodische Verwaltung der Dokumente hilft Ihnen, die von den Schweizer Behörden auferlegten gesetzlichen Fristen einzuhalten, den Erbschaftsprozess zu erleichtern, Versicherungsleistungen, auf die Sie Anspruch haben, schnell freizugeben und mögliche administrative oder steuerliche Strafen zu vermeiden.

Nehmen Sie sich die Zeit, die Dinge von Anfang an richtig zu machen: Das erspart Ihnen, zurückgehen zu müssen, und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Ihre Trauer und die Unterstützung Ihrer Angehörigen.

Die unverzichtbaren Zivilstandsdokumente

Die Zivilstandsdokumente bilden die Grundlage aller Ihrer Verwaltungsschritte. Ohne sie ist es unmöglich, bei Erbschaftsverfahren, Kontoschliessungen oder Versicherungsansprüchen voranzukommen. Es ist daher von grösster Wichtigkeit, sie schnell und in ausreichender Anzahl zu erhalten.

Die Sterbeurkunde: das grundlegende Dokument

Die Sterbeurkunde ist das wichtigste Dokument für alle Ihre Formalitäten. Sie bescheinigt offiziell den Todesfall und wird von praktisch allen Behörden, Banken, Versicherungen und Organisationen verlangt, die Sie kontaktieren müssen.

In der Schweiz wird dieses Dokument vom Zivilstandsamt des Sterbeortes in den Tagen nach der Todesmeldung ausgestellt. Wir empfehlen Ihnen dringend, von Anfang an zwischen 8 und 10 beglaubigte Exemplare zu bestellen. Auch wenn dies anfängliche Kosten verursacht (in der Regel zwischen 15 und 30 CHF pro Kopie je nach Kanton), vermeiden Sie so, später erneut welche bestellen zu müssen.

Die Bearbeitungszeit variiert je nach Kanton, aber in der Regel müssen Sie mit 3 bis 10 Werktagen rechnen. Berücksichtigen Sie diese Wartezeit bei der Planung Ihrer anderen Formalitäten.

Familienbüchlein und Heiratsurkunde

Das Familienbüchlein und die Heiratsurkunde sind wesentliche Dokumente für den überlebenden Ehegatten. Sie belegen die eheliche Verbindung und sind unerlässlich, um Ihre Rechte in Bezug auf Erbschaft und Nachlass geltend zu machen.

Diese Dokumente werden insbesondere von Banken für die Freigabe von Gemeinschaftskonten, von Pensionskassen für Hinterlassenenleistungen und von Steuerbehörden für die Erbschaftserklärung benötigt.

Wenn Sie diese Dokumente nicht am Wohnsitz finden, können Sie Kopien beim Zivilstandsamt des Heiratsortes erhalten. Rechnen Sie mit einer Bearbeitungszeit von einigen Tagen und Verwaltungsgebühren.

Identitätskarte und Reisepass des Verstorbenen

Die Ausweisdokumente des Verstorbenen (Identitätskarte und Reisepass) müssen nach dem Todesfall an die zuständigen Behörden zurückgegeben werden. In der Schweiz handelt es sich in der Regel um die Einwohnerkontrolle Ihrer Gemeinde oder Ihres Kantons.

Diese Rückgabe muss innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen (in der Regel innerhalb von 14 Tagen nach dem Todesfall). Bewahren Sie jedoch eine Fotokopie dieser Dokumente auf, bevor Sie sie zurückgeben, da sie für bestimmte Verwaltungsschritte nützlich sein können.

Das Verfahren ist einfach: Sie müssen sich mit den Dokumenten und der Sterbeurkunde am Schalter melden. Für diese Formalität werden in der Regel keine Gebühren erhoben.

Finanz- und Bankdokumente

Die Verwaltung der finanziellen Aspekte gehört zu den komplexesten Formalitäten nach einem Todesfall. Es ist entscheidend, alle Konten und Vermögenswerte des Verstorbenen schnell zu identifizieren, um ein vollständiges Inventar des Vermögens zu erstellen und die Erbschaftsschritte einzuleiten.

Kontoauszüge und Konten

Beginnen Sie damit, eine Liste aller Bankkonten des Verstorbenen zu erstellen: Girokonten, Sparkonten, Wertschriftenkonten, Festgeldkonten. Konsultieren Sie die aktuellen Kontoauszüge, die Korrespondenz der Bank und die E-Banking-Zugänge, falls Sie darauf Zugriff haben.

Kontaktieren Sie jedes Bankinstitut, um den Todesfall zu melden. Die Banken werden eine vorübergehende Sperrung der Konten vornehmen, bis die Erbschaftssituation geklärt ist. Sie müssen eine beglaubigte Sterbeurkunde vorlegen und später einen Erbschein für die endgültige Schliessung.

Fordern Sie von jeder Bank einen Kontostand zum Todestag an. Dieses Dokument ist für die Erbschaftserklärung und das Erbschaftsinventar unerlässlich. Schweizer Banken sind in diesen Verfahren in der Regel sehr genau und verlangen alle offiziellen Dokumente vor jeder Transaktion.

Versicherungsverträge

Die Todesfallversicherungen stellen oft einen wichtigen Teil des zu liquidierenden Vermögens dar. Es ist wichtig, sie schnell zu identifizieren und die Meldefristen einzuhalten, um Ihre Rechte nicht zu verlieren.

Hier sind die wichtigsten Arten von Versicherungen, die Sie kontaktieren sollten:

Lebensversicherung und Todesfallversicherung: Prüfen Sie, ob der Verstorbene Lebensversicherungspolicen abgeschlossen hatte. Die benannten Begünstigten erhalten die Kapitalien direkt, ausserhalb der Erbschaft.
Berufliche Vorsorge (2. Säule): Kontaktieren Sie die Pensionskasse des Arbeitgebers, um die Guthaben und Hinterlassenenleistungen (Witwen-/Witwerrenten, Waisenrenten) zu erfahren.
Individuelle Vorsorge (3. Säule): Identifizieren Sie die 3a-Konten und 3b-Policen. Die Kapitalien werden gemäss der gesetzlichen Reihenfolge oder den benannten Begünstigten ausgezahlt.
Krankenversicherung (KVG): Melden Sie den Todesfall der Krankenkasse, um die Abbuchungen zu stoppen und eine eventuelle Prämienrückerstattung zu erhalten.

Für jede Versicherung müssen Sie in der Regel eine Sterbeurkunde, ein ärztliches Todeszeugnis und manchmal weitere Dokumente je nach Vertrag vorlegen. Halten Sie unbedingt die Meldefristen ein, die oft auf 30 Tage festgelegt sind, da sonst Ihre Rechte gefährdet sein können.

Steuerdokumente

Die Steuerdokumente des Verstorbenen sind unerlässlich, um die Erbschaftserklärung zu erstellen und seine steuerliche Situation abzuschliessen. Sammeln Sie die letzten Steuererklärungen (Bund, Kanton und Gemeinde), die Steuerveranlagungen sowie alle Dokumente zu Immobilien (Steuerschätzungen, Eigenmietwerte).

Diese Dokumente ermöglichen es, ein genaues Inventar des Vermögens zu erstellen und die anfallenden Erbschaftssteuern zu berechnen. In der Schweiz variiert die Erbschaftsbesteuerung erheblich von Kanton zu Kanton, daher ist eine vollständige Dokumentation wichtig.

Vergessen Sie nicht, dass Sie auch eine abschliessende Steuererklärung für den Verstorbenen einreichen müssen, die den Zeitraum vom 1. Januar bis zum Todesdatum abdeckt. Bewahren Sie alle Einkommens- und Abzugsnachweise für diesen Zeitraum auf.

Dokumente im Zusammenhang mit Vermögen und Erbschaft

Die Erbschaft ist einer der komplexesten Aspekte der Verwaltungsschritte nach einem Todesfall. Sie erfordert das Zusammentragen einer vollständigen Dokumentation über das Vermögen des Verstorbenen und die Einhaltung strenger rechtlicher Verfahren in der Schweiz.

Testament und testamentarische Verfügungen

Die Suche nach dem Testament ist eine absolute Priorität. Dieses Dokument bestimmt den Willen des Verstorbenen bezüglich der Verteilung seines Vermögens und kann die gesetzliche Erbfolge innerhalb der Grenzen des Pflichtteils ändern.

Wo suchen? Das Testament kann sich bei einem Notar, in einem Bankschliessfach, am Wohnsitz des Verstorbenen (in einer Schublade, einem persönlichen Safe) befinden oder bei einer kantonalen Behörde hinterlegt worden sein. In der Schweiz führen einige Kantone ein Testamentsregister.

Wenn Sie ein Testament finden, öffnen Sie es nicht, wenn es versiegelt ist. Sie müssen es der zuständigen Behörde (in der Regel die Aufsichtsbehörde in Betreibungs- und Konkurssachen oder der Friedensrichter, je nach Kanton) übergeben, die die offizielle Eröffnung in Anwesenheit der Erben vornimmt.

Das Testament muss eigenhändig (handschriftlich verfasst, datiert und unterschrieben) oder öffentlich (von einem Notar beurkundet) sein, um in der Schweiz gültig zu sein. Ein Testament, das nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, kann für nichtig erklärt werden.

Erbschein

Der Erbschein ist ein wesentliches und spezifisches Dokument des Schweizer Systems. Er bescheinigt offiziell Ihre Eigenschaft als Erbe und Ihre Rechte an der Erbschaft. Ohne ihn können Sie nicht auf Bankkonten zugreifen, Immobilien verkaufen oder die meisten Erbschaftsschritte durchführen.

Dieser Schein wird von der zuständigen Behörde ausgestellt, in der Regel der Aufsichtsbehörde über die Betreibungs- und Konkursämter Ihres Kantons, manchmal dem Friedensrichter oder einer anderen Behörde je nach Kanton.

Um ihn zu erhalten, müssen Sie mehrere Dokumente vorlegen: die Sterbeurkunde, das Familienbüchlein, die Geburtsurkunden der Erben, das Testament, falls vorhanden, und manchmal weitere Nachweise. Das Verfahren dauert in der Regel zwischen 4 und 8 Wochen, und die Kosten variieren je nach Kanton (von einigen hundert bis über tausend Franken je nach Wert der Erbschaft).

Beantragen Sie diesen Schein so schnell wie möglich, da er oft eine Voraussetzung für alle anderen Erbschafts- und Nachlassschritte ist.

Eigentumstitel und Immobiliendokumente

Wenn der Verstorbene Immobilien besass, müssen Sie alle Eigentumstitel und zugehörigen Dokumente zusammentragen. Fordern Sie aktuelle Auszüge aus dem Grundbuch für jede Immobilie an, die offiziell das Eigentum und eventuelle Belastungen (Hypotheken, Dienstbarkeiten) bescheinigen.

Sammeln Sie auch die Original-Kaufverträge, laufende Hypothekarkreditverträge, Gebäudeversicherungspolicen, Mietverträge, falls die Immobilien vermietet sind, und die letzten Nebenkostenabrechnungen.

Diese Dokumente sind für die Bewertung des Erbschaftsvermögens unerlässlich und bestimmen den Nettowert der Erbschaft. Sie werden auch benötigt, wenn Sie sich entscheiden, die Immobilien zu verkaufen oder an die Erben zu übertragen.

Berufliche und soziale Dokumente

Die Formalitäten bei Arbeitgebern, Pensionskassen und Sozialversicherungen stellen einen wichtigen Teil der administrativen Formalitäten nach einem Todesfall dar. Sie können zu erheblichen Leistungen für die Hinterbliebenen führen.

Arbeitszeugnis und Pensionskasse

Wenn der Verstorbene zum Zeitpunkt des Todes noch berufstätig war, kontaktieren Sie schnell seinen Arbeitgeber. Fordern Sie das abschliessende Arbeitszeugnis, die Abrechnung der letzten Gehälter und eventueller Entschädigungen (nicht bezogene Ferien, Überstunden) an.

Die Pensionskasse (2. Säule) ist besonders wichtig. Kontaktieren Sie sie, um die angesammelten Guthaben und die Hinterlassenenleistungen zu erfahren, auf die Sie möglicherweise Anspruch haben. In der Schweiz können der überlebende Ehegatte und die Kinder Witwen-/Witwerrenten und Waisenrenten gemäss den im Reglement festgelegten Bedingungen erhalten.

Die Kapitalien der 2. Säule können je nach Reglementsbestimmungen und benannten Begünstigten als Rente oder Kapital ausgezahlt werden. Dieses Verfahren erfordert in der Regel die Sterbeurkunde, die Heiratsurkunde oder das Familienbüchlein und die Geburtsurkunden der Kinder.

AHV/IV und Familienzulagen

Melden Sie den Todesfall so schnell wie möglich der AHV-Ausgleichskasse. Diese Meldung führt zur Einstellung der AHV/IV-Leistungen des Verstorbenen und zur Rückgabe der AHV-Karte.

Erkundigen Sie sich gleichzeitig nach den Hinterlassenenleistungen der AHV. Der überlebende Ehegatte kann unter bestimmten Bedingungen (Alter, Vorhandensein von Kindern) Anspruch auf eine Witwen- oder Witwerrente haben. Die Kinder des Verstorbenen können ebenfalls Waisenrenten bis zum Alter von 18 Jahren (oder 25 Jahren, wenn sie in Ausbildung sind) erhalten.

Wenn der Verstorbene Familienzulagen bezog, informieren Sie die zuständige Familienausgleichskasse. Diese Zulagen können vorübergehend für die unterhaltsberechtigten Kinder aufrechterhalten werden, müssen aber auf den anderen Elternteil oder den Vormund übertragen werden.

Diese Formalitäten erfordern in der Regel die Sterbeurkunde, das Familienbüchlein und verschiedene Nachweise je nach Ihrer persönlichen Situation.

Weitere wichtige Verwaltungsdokumente

Über die grossen Dokumentenkategorien hinaus müssen zahlreiche weitere Verwaltungsschritte durchgeführt werden, um die Situation des Verstorbenen vollständig abzuschliessen. Diese Liste der nach einem Todesfall vorzulegenden Dokumente hilft Ihnen, nichts zu vergessen.

Abonnements und laufende Verträge

Erstellen Sie eine vollständige Liste aller vom Verstorbenen abgeschlossenen Abonnements und Verträge. Dazu gehören: Mobiltelefon und Festnetz, Internet und Fernsehen, Strom und Gas, Wasser, Verkehrsabonnements (SBB, öffentliche Verkehrsmittel), Sportclubs, Vereine, Zeitschriften und Zeitungen, Streaming-Dienste usw.

Kontaktieren Sie für jeden Vertrag den Anbieter, um den Todesfall zu melden und die Kündigung zu beantragen. Die meisten Verträge sehen eine Klausel für vorzeitige Kündigung im Todesfall ohne Strafe vor. Sie müssen in der Regel eine Kopie der Sterbeurkunde vorlegen.

Achtung bei automatischen Abbuchungen: Überprüfen Sie die Bankkonten des Verstorbenen, um alle wiederkehrenden Zahlungen zu identifizieren, und stellen Sie sicher, dass Sie diese stoppen, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Führerausweis und Fahrzeuge

Der Führerausweis des Verstorbenen muss an das kantonale Strassenverkehrsamt zurückgegeben werden. Diese Formalität ist in der Regel einfach und kostenlos.

Wenn der Verstorbene ein oder mehrere Fahrzeuge besass, haben Sie mehrere Optionen: Übertragung des Eigentums auf einen Erben, Verkauf des Fahrzeugs oder Verschrottung. In jedem Fall müssen Sie:

Das kantonale Strassenverkehrsamt über den Todesfall informieren
Die Haftpflichtversicherung des Fahrzeugs kündigen (in der Schweiz obligatorisch)
Die Abmeldung des Fahrzeugs beantragen, wenn Sie es nicht behalten
Die Kontrollschilder zurückgeben

Für die Eigentumsübertragung benötigen Sie den Erbschein, den Fahrzeugausweis und die Fahrzeugdokumente. Diese Formalitäten sollten schnell erledigt werden, um unnötige Steuern und Versicherungen zu vermeiden.

Medizinische Dokumente

Das ärztliche Todeszeugnis wurde normalerweise bereits vom Arzt ausgestellt, der den Tod festgestellt hat. Dieses Dokument ist von der Sterbeurkunde zu unterscheiden und verbleibt in der Regel beim Zivilstandsamt oder beim Bestattungsunternehmen.

In bestimmten Fällen benötigen Sie möglicherweise Zugang zu den medizinischen Unterlagen des Verstorbenen, insbesondere wenn bestimmte Versicherungen zusätzliche Informationen über die Todesursache verlangen. In der Schweiz haben Erben ein eingeschränktes Zugangsrecht zur Krankenakte, in der Regel aus Erbschafts- oder Versicherungsgründen.

Wenn der Verstorbene Organspender war und eine Spenderkarte trug, wurde diese unmittelbar nach dem Tod verwendet. Sie können sie als Erinnerung an diese grosszügige Tat aufbewahren.

Die in der Schweiz einzuhaltenden Fristen

Die Einhaltung der gesetzlichen Fristen ist entscheidend, um administrative Komplikationen und mögliche Strafen zu vermeiden. Hier sind die wichtigsten Fristen, die Sie in der Schweiz beachten sollten:

Todesmeldung: 2 Werktage nach dem Todesfall beim Zivilstandsamt
Erbschaftserklärung: variiert je nach Kanton, in der Regel zwischen 1 und 3 Monaten nach dem Todesfall. Erkundigen Sie sich bei der kantonalen Steuerbehörde
Versicherungen: je nach Vertrag, in der Regel 30 Tage zur Meldung des Todesfalls, aber prüfen Sie die besonderen Bedingungen jeder Police
AHV/IV: so schnell wie möglich, idealerweise innerhalb von 2 Wochen
Steuern: die abschliessende Steuererklärung muss gemäss dem normalen Steuerkalender eingereicht werden, mit Vermerk des Todesfalls
Annahme oder Ausschlagung der Erbschaft: 3 Monate ab Kenntnis des Todesfalls (Bundesfrist)

Diese Fristen sind zwingend. Eine Verspätung bei der Erbschaftserklärung kann zu Steuerzuschlägen führen, und eine Überschreitung der Frist für Versicherungen kann Ihre Ansprüche auf Leistungen gefährden. Notieren Sie diese Termine in einem Kalender und planen Sie die Formalitäten vorausschauend.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Selbst mit den besten Absichten sind bestimmte Fehler bei den Verwaltungsschritten nach einem Todesfall häufig. Sie zu kennen, ermöglicht es Ihnen, sie zu vermeiden:

Nicht genügend Kopien der Sterbeurkunde bestellen: Das ist der häufigste Fehler. Bestellen Sie von Anfang an mindestens 8-10 beglaubigte Exemplare, um kostspielige Hin- und Herwege zu vermeiden.
Bestimmte Konten oder Versicherungen vergessen: Führen Sie eine gründliche Suche in den Papieren des Verstorbenen, seiner Post und seinen E-Mails durch. Vergessene Konten können die Erbschaft komplizieren.
Fristen nicht einhalten: Notieren Sie alle wichtigen Termine und planen Sie die Formalitäten vorausschauend. Eine Verspätung kann erhebliche finanzielle Folgen haben.
Die Teilung vornehmen, bevor Sie den Erbschein haben: Warten Sie, bis Sie alle offiziellen Dokumente haben, bevor Sie die Güter verteilen. Eine vorzeitige Teilung kann Konflikte und rechtliche Komplikationen schaffen.
Bestimmte laufende Verträge vernachlässigen: Abonnements und automatische Abbuchungen laufen nach dem Tod weiter. Identifizieren Sie sie schnell, um unnötige Kosten zu vermeiden.
Bei einer komplexen Situation allein handeln: Zögern Sie nicht, einen Notar oder Rechtsberater zu konsultieren, wenn die Erbschaft komplex ist (bedeutendes Vermögen, mehrere Erben, Vermögen im Ausland).

Ein methodischer und geduldiger Ansatz hilft Ihnen, diese Fallstricke zu vermeiden und diese schwierige Zeit gelassen zu bewältigen.

Praktische Tipps zur Organisation

Angesichts der Vielzahl der zu erledigenden Formalitäten nach einem Todesfall ist eine gute Organisation Ihr bester Verbündeter. Hier sind einige praktische Tipps, um Ihnen die Aufgabe zu erleichtern:

Erstellen Sie einen eigenen Ordner mit klar gekennzeichneten Abschnitten: Zivilstand, Banken, Versicherungen, Erbschaft, Sozialversicherungen, verschiedene Verträge. Ordnen Sie alle Dokumente nach und nach ein und bewahren Sie Kopien von allem auf, was Sie versenden.

Erstellen Sie eine personalisierte Checkliste, die sich an diesem Leitfaden orientiert und an Ihre spezifische Situation angepasst ist. Haken Sie jede erledigte Formalität ab und notieren Sie wichtige Daten. Diese Visualisierung Ihres Fortschritts wird Sie beruhigen.

Bleiben Sie nicht allein mit den Schwierigkeiten. Bitten Sie ein Familienmitglied, einen vertrauenswürdigen Freund oder einen Fachmann (Notar, Rechtsberater) um Hilfe, wenn die Situation zu komplex oder emotional schwierig wird. Das Teilen dieser administrativen Last kann die Belastung erheblich erleichtern.

Nehmen Sie sich trotz der Dringlichkeit Zeit. Sicherlich gibt es Fristen einzuhalten, aber Sie müssen nicht alles in einer Woche erledigen. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, in Ihrem eigenen Tempo, und priorisieren Sie die dringendsten Formalitäten.

Dokumentieren Sie alles. Bewahren Sie eine schriftliche Aufzeichnung Ihrer Kontakte mit den Behörden auf, notieren Sie die Namen Ihrer Ansprechpartner, die Anrufdaten und fordern Sie systematisch schriftliche Bestätigungen Ihrer Formalitäten an.

Vergessen Sie schliesslich nicht, in dieser anspruchsvollen Zeit auf sich selbst zu achten. Die administrativen Aspekte sind wichtig, aber Ihr Wohlbefinden ist es ebenso.